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流程協同與文檔管控系統解決方案

集成MES/CRM/ERP/OA/多種理念 的ALL IN ONE 文檔管控解決方案,以消除信息孤島。主要針對模具企業、塑料企業、機械企業等外包項目、離散型制造企業。

在企業管理中,通常會產生很多包含技術、財務、銷售、客戶等不同載體的大量文件,版本不一的現象極為常見:

1)由于沒有統一平臺存儲文檔,文檔分散在員工各自的電腦中,在原始文檔修改后仍有人在使用舊版文檔,出現流通中文檔版本的混亂。

2)依靠文件名來區分各個版本,難以查找最新版本,造成文檔的冗余,存在眾多重復現象。

3)對文件沒有完整的操作記錄,修改版本后不知道操作人及操作時間,出現問題后造成員工責任的推諉。

4)不知道新版文檔的創建用戶、更新時間、版本更新次數等信息。

5)修改文件版本時,不能對文檔鎖定,可能會多人重復修改同一問題,或經多人操作造成文件重要內容丟失。


對于企業中常見的版本管理問題,漢德協同文檔管理專家給予了以下解決方案:

1)搭建文檔集中存儲平臺

為企業搭建文檔集中存儲平臺,讓企業所有的資料集中在統一服務器中,便于日常檢索,查找某篇文件時不用再動員全體員工在不同電腦中查找。

2)實現對文檔的修訂管理

對于每次修改后的文檔,都能自動保留之前修改過的版本,若有需要,可以退回到之前版本,保障企業資料內重要信息不會丟失。

3)記錄對文檔操作的每個操作

記錄每篇文檔的整個生命周期中的每個操作,包括操作人、操作時間等信息,便于審計工作的開展,并且避免了出現問題后責任的推諉。

4)記錄版本的修改歷史

可以為文檔建立版本號管理機制,可以自定義版本號,每次修改版本號后,都有詳細記錄,使文檔版本更加清晰化。

5)實現文檔鎖定

對于修改后的文檔,可以建立鎖定機制,防止其他人員重復修改,或破壞已修改好的定稿,充分保障流通中文檔版本的一致性。


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