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物料編碼的規則與重要性

物料,對應的英文術語是material、item或part。物料是企業一切有形的采購、制造和銷售對象的總稱,如原材料、外購件、外協件、毛坯、零件、組合件、裝配件、部件和產品等。物料通過它的基本屬性、成本屬性、計劃屬性和庫存屬性等來描述,通常用物料編碼來唯一標識物料。物料編碼對應的英文術語是material code、item code或part code。物料編碼是唯一標識物料的代碼,通常用字符串(定長或不定長)或數字表示。

這里討論的物料主要是確保ERP系統正常運行所必需的物料。企業的制造過程實際上就是物料的加工和形態轉換過程。描述物料的數據是ERP系統處理的最重要的基礎數據之一。描述物料的數據包括物料編碼和物料屬性。物料編碼是唯一標識物料的方式,物料屬性是采用量化方式管理物料的手段。




2.2.1  物料編碼的作用和原則

從表面來看,物料編碼僅僅是為了唯一標識物料而采取的一種編碼規則。但是,物料編碼并不是一件普通的事情,而是企業管理和ERP系統實施過程中一個至關重要的環節。企業員工是通過物料編碼認識物料的,無論當前的物料編碼是否合理與規范,企業員工都已經習慣了這種編碼方式。如果突然采用一種全新的物料編碼,就意味著要對這種習慣進行改變,讓企業員工放棄自己多年來形成的管理物料的習慣和經驗,因此不可避免地會遭遇企業員工有形或無形的抵觸。從某種意義上來講,物料編碼可能是引起企業革命的導火線。如何減少這種由于物料編碼而引起的企業管理的動蕩,是物料編碼和ERP系統實施過程中要考慮的一個重要因素。

物料編碼的8個基本原則包括唯一性原則、正確性原則、分類性原則、擴展性原則、統一性原則、不可更改性原則、重用性原則和簡單性原則。


● 物料編碼的第一個基本原則是唯一性原則。一種物料只能有一個物料編碼,不同的物料有不同的物料編碼,不同的物料編碼表示不同的物料。這是物料編碼的最基本的原則,也是物料編碼必須遵循的原則。

● 正確性原則表示物料編碼應當科學、合理,既遵循信息編碼的基本原理,又符合企業的實際情況;既能滿足企業自身的需要,又能滿足企業合作伙伴的特殊要求。物料編碼既要符合國家、行業的標準或規定,又應該盡可能地遵守國際通行的慣例。物料編碼既不宜過長,也不宜過短,應該盡可能地做到長短適中。在許多情況下,物料編碼應當采用折中的方式。

● 對于那些種類繁多的物料的編碼,應該遵循分類性原則。該原則要求物料應該按照規定的標準或規則劃分成不同的類別,使得同一類物料的編碼在某一方面具有相同或相近的性質,這樣便于ERP系統的管理和檢索。例如,10表示原材料,101表示黑色金屬原材料,103表示有色金屬原材料,1012表示黑色金屬絲材料,1031表示有色金屬絲材料。這種編碼符合分類性原則。

● 隨著企業的發展變化,企業中的物料也會隨之發生變化。物料編碼不能僅僅考慮企業當前的物料,還應該考慮企業未來發展的需要。物料編碼應該有足夠的編碼資源,以便滿足企業不斷增長的物料需求。這是物料編碼的擴展性原則。

● 統一性原則有兩個方面的含義。第一,企業的所有物料盡可能地采用統一的物料編碼規則,相同的物料使用同一個編碼,同一個編碼表示同一種物料,避免發生一物多碼或一碼多物的現象。第二,整個企業,包括企業的各個分公司、各個職能部門,都使用統一的物料編碼規則,以便企業內部之間的物料信息共享和物料調度。

● 物料編碼是企業數字化管理的基礎,是ERP系統中各種數據和信息的最主要標識和特征,是企業最重要的規章制度之一。鑒于物料編碼的重要性,物料編碼確定之后一般不允許改變。如果頻繁地修改物料編碼規則,可能引起企業物料管理的混亂,最終導致整個企業經營處于無序狀態。這是物料編碼不可更改性原則的要求?


物資編碼存在的主要問題

1、有無正確的編碼原則,是企業能否成功編碼的關鍵。由于缺乏正確的編碼原則,許多企業的物料編碼存在許多不合理之處或編碼工作半途而廢

2、有無統一的編碼管理,是企業能否科學合理編碼的重要因素。因缺乏物料編碼的統一管理,各部門均按各自的需要在編碼,由于各自的思維方式不一樣,致使編出的錯誤、重復較多。久而久之,使整套編碼破洞百出。

3、子、母公司編碼原則不統一,是整個企業編碼不統一的原因所在由于在編碼時,未考慮子、母公司使用同一套編碼手冊,因而造成子、母公司按各自的編碼原則編碼,致使同一種物資在子、母公司出現不同的編碼。這樣不便于子、母公司之間的物資調度作業。




物資編碼時應遵循的原則主要有以下幾種

1.簡單性原則:物資編碼的目的在于將物資種類化繁為簡,便于管理。但不是越簡單越好,而是在分類和擴展的原則下越簡單越好

2.分類性原則:對于種類繁多的物料必須按一定的標準分成不同的類別,使同一類物資在某一方面具有相同或相近的性質,這樣便于管理和查詢

3.擴展性原則:對現在物資分類時,還必須對未來可能出現的物資進行考慮,有必要在現在的分類的基礎上留有足夠的空位,便于未來穿插新物料

4.完整性原則:編碼時,必須對現有的所有物料都進行分類和編碼,不能遺漏

5.一貫性原則:在進行編碼時,所采用的方法要一直使用下去,中途不得更改

6.易記性原則:編碼時,最好采用一些通常使用的、方便記憶的、富有某一特定意義的數字或數字組合或符號,這樣便于記憶。




物料編碼操作步驟

1.成立編碼小組。根據編碼工作需要,可以從公司各部門(如開發部、技術部、質量部、資材部等)各抽出1人組成編碼小組;并指定編碼小組組長、其職責是負責整個編碼工作。

2.搜集現有物料的所有種類及型號

3.將搜集的物料種類進行整理分類,確定出大、中、小類;并預測未來可能出現的新類別,需留一定的空位以便未來穿插。

4.確定大類、中類的位數及代號

5.確定小類的位數及代號。

6.制定出科學合理的編碼原則

7.對現有物料進行全部編碼,并編制出編碼對照明細表

8.制定物料編碼管理方法




物料編號的一般困擾現象

1.編不出適用全體的編號方法

有些工廠努力了幾個月,仍然無法訂出各部門都同意、適用的編號方法,甚至試編一兩年,仍然找不到周全能套用的方法。再深入分析其原因,最可能的是"野心太大",企圖把各種特性完全不同的料品都融在同一編號方法之下。甚至想把成品、半成品、零部件、素材,設備維修用零件,都套用在一個編號原則之下。第二個可能,是不動腦筋地套用一些太學理派,或知名企業的現有編號方法,由于不符本企業的產品特性,以及產銷形態,難怪很不容易套用。


2.經常更改物料編號系統

更改編號原則不難,但是要把幾千項原先的物料編號,轉換成新的編號,還要能實際運用,那真是一個大工程。只要一兩年搞這么一次,一定怨聲載道,偏偏有不少工廠就常玩這種游戲究其原因大致有三。第一、新官上任三把火,新來的高階主管認為原編號不行,強力要求更改。第二、更換物料管理電腦化系統時,被軟件公司要求更改編號,使之能配合該系統的作業。第三、原先系統考慮的編號原則的適用性太窄了,產品線稱一擴增(改善)就不能使用了。


3.編號位數太長,不易使用

這可能是設計編號者企圖"搓湯圓",把各部門不同的要求都輕易的"總攬"在一起,而不動大腦。甚至把不同用途的本單位都合并在料號之內(例如把半成品、零部件、素材的"分階"代碼也列入,或把"制程完工狀態"也附加一來等),因此料號只好又臭又長。


4.經常錯用料號,造成料帳管理困擾

錯用料號絕對是很嚴重的大事,造成料帳的紊亂,以及管理決策的失誤,這包括在入出庫傳票上的誤寫,倉庫人員的錯發、誤入和料帳的誤植,以及電腦輸入作業的誤打。究其原因,主要是編號方法太"隱義"了,實際作業人員無法從品名規格聯想到料號,而且又缺乏完美可用的對照表,便得他們忙中出錯。


5.經常發現一物多料號,或一號多物

這顯然是原訂的編號原則太原始,太不適用的造成的結果。比如,引用"部位結構"式的編號法,或"流水序號"編號法,就很容易產生這種問題,即使運用更進步的"分類編號法",只要編號者對規格(技術)認識不夠,分類SENSE 足,或者疏忽,都會造成這種現。




總之,好的編碼可以避免輸入  物資名稱+規格+品牌+材質多條件組合,造成管理混亂

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